仕事では、重要度と緊急度のマトリクスから、タスクの優先順位を決めることが、仕事の効率化や将来に向けてスキルやお金の蓄積につながります。

この重要度と緊急度の考え方は、仕事だけでなく、普段の生活やネットビジネスと言った副業まで全ての物事に活用できる考え方

ここでは、その重要度と緊急度のマトリクスから、物事を行う優先順位の考え方、更に、重要なものを難易度と効果にランク分けして整理する考え方の解説です。

これを知っている、知ってない、やっている、やってないで、未来が大きく変わると思いますよ。

重要度と緊急度とは

まず重要度と緊急度とは何か。

  • 重要度とは:
    重要度とは、重要なことの度合い。
    重要なこととは、ほっておけば自分の人生に大きな影響がでる、というもの。

仕事で言えば、「今期の売上を1億にする!」というのが自分にとっての1番の目標であり、その目標達成に必要なことがA,B,Cと3つあれば、その3つの達成に関連する事柄は重要。

仕事以外では、自分の健康や家族の幸せ、などもそうですね。

重要なこととは、仕事にしても自分の健康にして、ほっておけば自分の人生に大きな影響がでる、というものです。

  • 緊急度とは:
    どれほど緊急に対応しないといけないことなのか

緊急度は単純で、どれほどのスピードで物事を処理しないといけないか、といったもの。

良くある「明日までにこれをやらないといけない」というのは、緊急度は勿論高く、

  • 半年後までにできていればいいよ
  • 5年後にこうなっていればいいな

みたいなものは、今すぐ必要、というものではないので、緊急度は低い、という感じです。

  • こうした、重要度、緊急度、と、2つの異なる側面から、タスク(行うべきこと、処理すべきこと)の優先順位を考える

というのが、重要度と緊急度のマトリクス、というものになります。

2つの異なる軸で考える、というのがポイントですね。

この「重要度と緊急度」とは、仕事だけでなく、日常生活で行うべきことや、私の進めるネットビジネスなどでも全てに共通していること。

するべきこと(タスク)は、重要度、緊急度、という2つの軸で分類でき、それにより、行うべき優先順位付けができる、という考え方です。

重要度と緊急度マトリクス

ではこの2つの、重要度、緊急度、から、どのようにしてタスクの優先順位を考えるのか。

これは以下のようなマトリクスで考えます。
(マトリクスとは、オセロのマス目みたいなもの、ととらえればOK)

重要度と緊急度マトリクス

この図のように、縦横に、重要度、緊急度を設けて、4つのパターンに分類します。

A、B、C、D、と四つのマス目ができますが、各々以下のようになりますね。

  • A) 重要、かつ、緊急
  • C) 重要、でも、緊急ではない
  • B) 重要ではない、でも、緊急
  • D) 重要ではない、緊急でもない

やるべき事柄(タスク)がこの4つの内、どこに当てはまるかを考えて分類するのが第一歩。

物事を日頃からこんな感じで分けて明確にしている人はまずない!(笑)(私も会社務め時代そうでしたし、頭の中で感覚的に意識しているレベルだと思います)

「A)重要、かつ、緊急」「D)重要ではない、緊急でもない」は非常に分かりやすいですね。

判断が難しい、でも優先順位付けの大きなポイントとなるのが、ちょっとわかりづらい「C)重要、でも、緊急ではない」と「B)重要ではない、でも、緊急」の部分。

では、物事(タスク)を分類するために、

「A)重要、かつ、緊急」
「D)重要ではない、緊急でもない」
「C)重要、でも、緊急ではない」
「B)重要ではない、でも、緊急」

の4つについて、順にどんなものかをまず見て、優先順位付けの考え方に行ってみましょう。

A)重要、かつ、緊急

Aの「重要であり、かつ、緊急」は、これはもう、

  • とっととかたずけないとヤバイ!
  • 急いでやらないと悪いことが起きる!

というものです。

仕事で分かりやすい例をあげれば、たとえば「重要な商談」というものがあり、

  • 後3時間後までにそのための資料ができてないと商談に間に合わない!
  • そうなれば会社に非常に大きな損失を与えてしまう
  • 自分の評価もダダ下がりで下手したら会社をクビになるかも!

なんてものですが、これはもう、誰が何を話しかけてきても聞こえないふりして集中する、というようなものですね。

また日常の生活で言えば、たとえば、

  • 明日を逃したらプロポーズの機会を失い、恋しいあの人がどこかに行ってしまう!
  • そのために借金しようが何しようが指輪を今日中に用意しなくては!

なんのも、人生に与えるインパクトが途方もなく大きい!

「とにかく今日中になんとしでも指輪を用意する」ということは、重要であり緊急だ、と言えますね。(さすがにこの優先順位を下げる人はいないと思いますが(笑))

D)重要ではない、緊急でもない

この「D)重要ではない、緊急でもない」は、大切なことでもなければ急ぐ必要もない、ということで、分かりやすいですね。

誰もが「そんなものはほっておく」みたいなものです。

身近な例で考えれば、会社でも日常の生活でも、例えば、

  • 「そこにあるごみ箱が満杯になりかけているけど、まぁいいや、ほっとけ」

みたいなもの。

忙しい毎日の中で、何かを押しのけてまで「ゴミ箱をが一杯になりそうだから捨てておこう」なんてすることはまずありません。

仕事でこの重要でもなければ緊急でもないものといえば、

  • ちょっとした頼まれごとなどがそれにあたるし、
  • 日常の生活も同様に、だれかにこれ頼まれちゃって、みたいなもの

もありますね。

そうしたものは、やらなければならない、にしても、重要でもなく緊急でもないので、Aの「重要であり緊急でもある」というものをやっている中で、途中休憩の間や一段落した後に、一気に片付けておく、みたいにするべきもの。

間違っても、重要なことをやっている間に、ながらでやるようなものではありません。

(こうした”ながら”は、時間ばかりがかかる元。さらに重要なことの質も低下するので、ながら作業はしないのが吉)

重要なことをやっている間に、たとえば、どうでもよい、今でなくても後で良い、というようなメールの相手をしたりすると、いつの間にか、そちらに時間をとられていて、気が付いたら、

「重要なことができてないじゃん!」
「何やってたんだよ」

みたいになりかねません。

この「D)重要ではない、緊急でもない」は、「そんなものはほっておく」「どこか1段落ついた時に、まとめてササっと片付ける」としていきましょう。

B)重要ではない、でも、緊急

このBの「重要ではない、でも、緊急」と、この後に解説する「C)重要、でも、緊急ではない」が、タスクの優先順位に大きな影響を与えるところ。

  • B「重要ではない でも 緊急
  • C「重要である でも、緊急ではない」

この2つを比べた場合、どちらを優先させますか?

これ、実は、私が会社に入りたての新人研修で、その場にいる100名ほどに向けて質問されたところですが、あなたならどちらと答えるでしょうか。(とちょっと意地悪してみます(笑))

多くの人が、
Bの「重要でない でも、緊急」
の方が優先順位は高い、と考えるようです。

というのも「緊急度が高いから」。

緊急度が高いから、優先度を上げて対処せねば...みたいなところですが、実は優先させるべきは、Cの「重要である でも、緊急ではない」

Bの「重要ではない でも 緊急」は緊急とは言え、

「それ、重要なことじゃないんでしょ?」
「そうなんでしょ?ねぇ、そうなんでしょ?」

みたいな感じです(笑)

会社で言えばメールの処理とか、ちょっとした頼まれごと(上司からのものも含む)などがこの「B)重要ではない でも 緊急」であることが多いです。

勿論メールの中にも、重要で緊急、というものもありますが、多くの場合、緊急だ!と言っていても実は重要ではないものが沢山ある。(相手がいくら緊急だ!といっても惑わされてはいけません 笑)

緊急と言っているから、急ぎだから、と、こうしたところばかりに時間をかけていては、本当に重要であることに時間がかけられない。

そんなものはしばらくほっておけばいいんです。

え?緊急でもほっといて良いの?

勿論その案件ごとに判断する必要がありますが、基本の考え方は、緊急でも緊急に対応する必要は基本は無い。ほっておいていいです(笑)

判断のポイントは、

  • 自分の目指すべきもの、自分が達成すべき目標にとって緊急なのか
  • メールを出してきた相手にとって緊急なのか

自分にとって緊急なのか、相手にとって緊急なのか、これによって優先順位付けの考え方が変わります。

メールを出してきた相手にとって緊急の場合(自分の目的にとっては緊急ではない場合)

相手はそれがどうしても必要となっている状態なので、
「今週は無理」「今すぐできない」など、多少無理なことを言っても何とかしてくれます。

更に言えば、私も会社務め時代に良く経験しましたが、仮に見なかったふりして(笑)しばらくほっておいても、相手にとってそれが緊急であり何かの解決をするために必要なことであれば、他に頼める人を探して解決する、など、別手段をとって解決する、というばあもあります。

つまり、時が解決してくれる(笑)、みたいな感じで、何もしてないのにいつの間にか解決している、という場合がありますね。

実際、ほっておいた後しばらくして「あの件、いつまでにやる必要がある?」なんて(白々しく)聞くと、すでに終わっていた、みたいな(笑)

1つの例を出すと、会社務めしていたころ「社外のお得意様から緊急の案件だから」と依頼があった。

そうか、緊急か!
これは大変そうだから急がなくっちゃ

と、他のものを止めて対応してみた。
要求通りの期日までに片付けて相手に送って一安心!

でもね、後で気が付きましたが、
そのお得意様、
その方が一週間の休暇を取る、ということで、
どうしても休暇前にそれを終わらせたかっただけだった、ということが後に発覚。(なにぬねの~!?)

知らなければよかった、みたいなところですが(笑)たとえば私が「今は無理!」(勿論こんな言葉遣いはしないですよ)といったら、多分、その方は、

  • 私にではなく、他の誰かに依頼したか
  • 私の都合に合わせて、急遽内部で日程調整したか
  • 休暇中に一度会社に来て処理をしたか
  • 休暇明けに超特急で処理をしたか

などの対応をしていたことでしょう。

別に急ぐ必要も全然なかったのだよ、ワトソン君。私は、自分のするべき重要な事柄をほって対応したのにね。

時間をうまく使えない人、効率的に使えない人にありがちなのは、こうした「自分にとって重要ではない件」に振り回されていること。

  • 毎日なぜか忙しい
  • こんなに忙しく仕事してるのに、給料は上がらないし、スキルも身につかない

全てとは言えませんが、「忙しい、忙しい」で日々が過ぎ、気が付けば何年もその状態が続いている、という場合には、この「重要ではないが緊急」という事柄ばかりに振り回されている場合があると思います。

ちょっと意地悪な言い方にもなりますが、外から見れば、頼みやすい、便利な人、とも言えますね。(一般的にはこうした人を”良い人”と呼びますが)

忙しい、忙しい、と日々過ごしている場合には、こうした、「重要ではない でも 緊急」という案件に振り回されていないかを一度冷静に見直してみるのが良いと思います。

C)重要、でも、緊急ではない

最後は「C)重要だけど、緊急ではない」。

この「C)重要だけど、緊急ではない」は、とにかく「重要」なんです。

実際には「緊急ではない」、というところが、タスクの優先順位を惑わせる大きなポイント。

「C)重要だけど、緊急ではない」ものとは、たとえば、将来に備えての勉強やスキルアップ、とか、今時点というより、自分の将来に向けて貯えるといったものが当てはまります。

将来へ向けての勉強やスキルアップなんてものは、別に今すぐやらなくても誰も何も困らないし、すぐ何か状況が変わる訳でもない。

でもやっておかないと、その「将来」が来た時に「あの時やっておけば今頃は...」といった大きな後悔がやって来る。大げさに言えば、人生において非常に重要になるところ。

  • ※)あの時あれをやっておけば今頃は...とか、あの時あれを始めていれば/継続していれば今頃は...というのは、誰もが1つや2つ思い当たることがあると思います。それがこの、重要だけど緊急じゃない、というもの
  • (私で言えば英語をもっと勉強しておけばよかったのに...とか、あのブログ、しっかり継続しておけば今頃は...みたいな)

新型コロナのご時世的に、ブログを始める人が今まで以上に増えてますが、ブログなんかもそうですね。

別に今やらなくても、基本的には明日も明後日も同じ日がやって来る。来月も再来月も会社から給料をもらえるだろう。日常に何ら影響を及ばない、となれば、たとえブログを始めたとしても、その内日々の忙しさに紛れて、やめてしまうというもの。

本当なら、今から初めていけば、1年後、2年後には、ネットの収入だけで数十万円にもなっていた、なんて未来を手に入れられたかもしれないのに、その未来になった時に「あの時やっていれば今頃は...」という思いと後悔だけが残る。

この「C)重要だけど緊急ではない」は、「緊急でないけど重要」と言った方が分かりやすいですね。

そう、あなたにとって重要なんです。

  • 自分にとって重要なことなら、
    重要ではないこと(B)緊急だけど重要ではない)よりも、断然優先順位が高い

というのが分かると思います。

優先順位の考え方

ここまで見てきたように、この「重要度と緊急度」マトリクスから考える優先順位は以下になりますね。

  • 第1位 A)重要、かつ、緊急
  • 第2位 C)重要、でも、緊急ではない
  • 第3位 B)重要ではない、でも、緊急
  • 第4位 D)重要ではない、緊急でもない
重要度、緊急度から見た、タスクの優先順位

一番のポイント

この優先順位付けの一番のポイントは、上の方で見たように、B,Cの優先順位の考え方。

心理的に「緊急度が高い=重要」、と思ってしまいがちですが、そうではない。

  • 緊急 <<< 重要
  • 緊急 ≠ 重要

緊急なものが重要なもの全然ないし、
重要なものは緊急度は低いとしても重要なんです。だからやらなければならない。

緊急度が高くても重要度が低ければ、重要なものより優先順位を下げるのは、考えてみれば当たり前。

緊急度が高い、でも重要度は低い、ものは、

  • なるべく他の人に振る、など、自分でやらない工夫を考える
  • または、ほっておく

など工夫する。

どうしても自分でやる必要がある!となれば、

  • 1)緊急度を落とす工夫をする
  • 2)重要なものが終わった後にまとめて片付ける

ということを考えて行きましょう。

緊急度を落とす工夫、とは、
例えば何かの依頼であれば、(会社の仕事では特にそうですが)依頼する側は基本的にはバッファ(日時的なある程度の余裕)を持ったうえで依頼をするのが鉄則。(これができなければ社会人としては失格!)

上司からの依頼にしても、出来る人ほどこうしたバッファを持ったうえで依頼することが多いもので、たとえ、緊急です!と言われても、実は1日2日とか、1週間ぐらいの余裕を持っている場合が多い。

重要なことがおろそかになる、と思えば、「これではできないですが、いついつまでならできますよ」など、提案して期限を後ろ倒しにする、ということも考えられます。

そうした依頼を真面目に期日通りにこなそうとすれば、当然、自分にとって「緊急ではないにしても重要なこと」をほっといて、日々締め切りの期日に追われて「がむしゃらにこなす」日々が続くことになりますね。

そうしたことを繰り返していたとしたら、

  • 重要なことが何もできてない。
    毎日、忙しい、忙しい、で過ぎていて、気が付けば早5年...
  • 一体自分は何をしてるんだ...

みたいになるのも当たり前、と言えば当たり前。

これは仕事に限らず、日常のタスク(やらなければならないこと)に対しても同じことがいえると思います。

なぜだかわからないけど、毎日が忙しい
気が付けば xx 歳になっていた...

こうならないためにも、

  • 緊急なものは重要なものとは限らない
  • 重要でないもので緊急度が高いものは、
    • 自分でやらない工夫(他の人に振る)
    • 期限を延ばす工夫
    • まとめて片付ける工夫
    • あえて「ほっておく」(笑)

など、工夫したり整理していくのが良いですね。

重要なものの優先順位

もう1つ大きなポイントとして、重要なものの優先順位の考え方。

重要度と緊急度のマトリクスでタスクの整理ができた
重要度が高いものも分かった

として、重要度が高いものの中に、複数のタスクが集まったとします。

この例では、タスク1、タスク2、タスク3、と、三つのやるべきことがあるとした場合ですが、ではこの3つを更にどのように優先順位を付けて取り組むか、というお話し。

これには、苦労 対 効果、つまり、難易度と期待できる効果、を考えて、それをもとに優先順位付けすると良いですね。

  • タスク1:苦労(難易度)大:効果 大
  • タスク2:苦労(難易度)大:効果 小
  • タスク3:苦労(難易度)小:効果 大
  • タスク4:苦労(難易度)小:効果 小

重要度、緊急度のマトリクスと同様にしてみると、以下のようになりますね。

苦労(難易度)対 効果マトリクス

やるべき重要なことが複数あった場合、当然、目的に対してどれがどれほどの効果を期待できそうかが大きなポイント。

また、それを行う上で、難易度(難しさや面倒さ加減といった苦労の度合い)はどれほどか、も加えて考えてみる。

当然ですが、目的に対して効果が大きい方が優先され、更にその中でも苦労(難易度)が小さいものほど先に取り組んだ方が良い、というのは、感覚的にも分かると思います。

また逆に、効果が小さいと考えられるものも、苦労(難易度)が低いものが優先されるのは同じです。

ということから、重要なやるべきことを更に優先順位を付けて分類すると以下のようになりますね。

  • 第1優先:A)効果 大:苦労 小
  • 第2優先:B)効果 大:苦労 大
  • 第3優先:C)効果 小:苦労 小
  • 第4優先:D)効果 小:苦労 大

重要度と緊急度で整理したタスクを、更にこのように苦労(難易度)と期待される効果で整理すると、重要なことの中でも更に優先順位が明確になって良いですね!

重要なこととは

最後に、重要なこと、の見分け方について。

タスク(やるべきことや物事)を整理する時に、「重要なこととはどんなことか」を考えておくのはとても大切なこと。

ここが分かってなければ、何でもかんでも重要なことに分類してしまうことになります。

色々と見方があると思いますが、1つの見方をご紹介すると、

それは誰にとって重要なことか

になると思います。

  • 1)自分にとって重要
  • 2)愛する人、大切な人にとって重要
  • 3)近しい人(友人など)
  • 4)他人

これも当然だと思いますが、自分にとって重要なことは最も重要。

会社の仕事もその重要なことの1つにもなりえますし(その中でも重要なものとそうでないものがありますが)、自分の未来に向けての投資(勉強は資格取得、その他スキルアップや貯蓄など)も、重要なことになると思います。

続いては、自分にとって大切な人、愛する人たち。

価値観的に「いや、自分よりこうした人の方が重要だ!」、と考える場合もあるでしょう。

そして後は、その他の人たち。

今やらなければならないこと、
重要だ、緊急だ、と考える事、

それは果たして誰のために必要なのか、重要なのか。

こうした観点を1つの軸として考えると、これは本当に重要なことなのだろうか、の判断の指針にもなると思います。

優先順位のポイント

最後に整理しておきましょう!

  • タスクは重要度と緊急度で整理する
  • 優先順位は、以下の通り
    • 第1位 A)重要、かつ、緊急
    • 第2位 C)重要、でも、緊急ではない
    • 第3位 B)重要ではない、でも、緊急
    • 第4位 D)重要ではない、緊急でもない

緊急なものほど「重要」と捉えてしまいがち(錯覚してしまいがち)ですが、実はそんなことはない。

緊急度ではなく、重要なものは重要、だから当然そうしたものが優先順位が高い!ということになりますね。

将来に向けたスキルアップの勉強にしても、日々忙しいタスクに追われながらも、必ずどこかで時間をとる。

逆に言えば、そうした時間を必ず取るスケジュールにして(例えば毎日何時から何時は必ずこれをやる時間と決める)、その他の時間で、重要でないものをさばいていく。

また、重要なことが複数ある場合の優先順位の考え方は、苦労 対 効果。

  • 第1優先:A)効果 大:苦労 小
  • 第2優先:B)効果 大:苦労 大
  • 第3優先:C)効果 小:苦労 小
  • 第4優先:D)効果 小:苦労 大

効果の大きいものを当然優先し、その中でも苦労(難易度)が小さいものを優先して取り組む。

一言でまとめれば、

重要なものを選別し、その中でも効果の大きいものに手を付けて行く。

ここを実際に整理できれば、効率や得られる成果は俄然アップすると思います。

この先を考える

ここで見た中で、あなたにとって最も重要なのは、「重要であるけど緊急ではない」という箇所。

これは将来へ向けたあなた自身の投資や準備にあたるところです。

新型コロナの影響もありますが、先行き不安だったものが、更に不安に感じられる時代に突入してきていると思います。

いつの時代も「重要であるけど緊急ではない」ところを意識して、そこに向けて行動できる人だけが、将来、「他の人は大変そうだけど、私や私の家族は大丈夫」と言える人になるのでしょう。

今何か始めないと/今何かしないと、
これからどうなるか分からない。
でも何をしたらいいかすらわからない

という人も多いでしょう。

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